Gewerbetreibende Unternehmer und selbstständig Tätige unterliegen bestimmten handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- oder Buchführungspflichten. U.U. unterliegen aber auch Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte erzielen (Einkünfte aus Nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte, wie Renteneinkünfte) den Aufbewahrungspflichten. Hierzu siehe unten.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Gemäß den Ordnungsvorschriften im Abgabenrecht (§ 147 der Abgabenordnung) sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien aller abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichten oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
• alle weiteren Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Aufbewahrungspflichten

Im Steuerrecht gelten:

• Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist: Diese gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanleitungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für die Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf Ihre Vorlage verzichten oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
• Die achtjährige Aufbewahrungsfrist: Diese bezieht sich auf Buchungsbelege.
• Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist: Diese gilt für alle empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe oder sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt ist oder das Inventar aufgestellt worden ist oder die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt worden sind. Die achtjährige Aufbewahrungspflicht beginnt, wenn der Buchungsbeleg entstanden ist. Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.

Ausnahme: Ablaufhemmung

Die obigen Fristen gelten nicht, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa weil die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist oder weil Gerichtsverfahren anhängig sind, aber auch bei einer begonnenen Betriebsprüfung (Ablaufhemmung, 147 Abs. 3 Satz 5 AO i. V. m. §§ 169, 170 AO). Steuerrelevante Unterlagen sollten zum Jahreswechsel allerdings nur in Absprache mit dem Steuerberater vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfristen für Papierdokumente gelten für elektronische Dokumente analog.

Eine Besonderheit bei den Aufbewahrungspflichten ergibt sich aus § 147a AO.

Demnach haben Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 € (ab 01.01.2027 mehr als 750.000 €) erzielen, die Unterlagen die zur Ermittlung Ihrer Einnahmen dienen, sechs Jahre aufzubewahren. Überschusseinkünfte erzielen u. A. Arbeitnehmer oder Rentner, hierunter fallen aber auch Einkünfte aus Kapitalvermögen oder Vermietung und Verpachtung.

Aufbewahrungspflichten wichtiger Dokumente von A bis Z

• Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Abschreibungsunterlagen/ Anlagenbuchhaltung: 10 Jahre
• Abtretungserklärungen nach Erledigung: 6 Jahre
• Änderungsnachweise der EDV-Buchführung: 10 Jahre
• Akkreditive: 10 Jahre
• Aktenvermerke, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben: 6 Jahre
• Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung: 10 Jahre
• Ausfuhrunterlagen/ Einfuhrunterlagen: 6 Jahre
• Ausgangsrechnungen/ Eingangsrechnungen: 8 Jahre
• Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Bankbelege/Depotauszüge: 8 Jahre
• Bankbürgschaften: 6 Jahre
• Belege, soweit Buchungsgrundlage: 8 Jahre
• Bestell- und Auftragsunterlagen: 6 Jahre
• Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen: 10 Jahre
• Betriebsprüfungsberichte: 6 Jahre
• Bewertungsunterlagen: 10 Jahre
• Bewirtungsrechnungen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Bilanzen/GuV (Jahresabschlüsse) oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen: 10 Jahre
• Bilanzunterlagen: 10 Jahre
• Buchungsanweisungen: 8 Jahre
• Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages): 6 Jahre
• Datenträger mit Buchungsbelegen: 8 Jahre
• Datenträger mit Jahresabschlussbestandteilen: 10 Jahre
• Debitorenlisten, soweit nicht Bilanzunterlage: 10 Jahre
• Einheitswertunterlagen: 10 Jahre
• Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung: 8 Jahre
• Finanzberichte: 6 Jahre
• Frachtbriefe: 6 Jahre
• Gehaltslisten (Buchungsbelege): 8 Jahre
• Geschäftsberichte: 10 Jahre
• Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften): 6 Jahre
• Geschenknachweise, soweit nicht Buchungsbeleg: 6 Jahre
• Grundbuchauszüge: 10 Jahre
• Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar): 10 Jahre
• Gutschriften: 8 Jahre
• Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften): 6 Jahre
• Handelsregisterauszüge: 6 Jahre
• Investitionszulage (Unterlagen): 6 Jahre
• Jahresabschlüsse und Erläuterungen: 10 Jahre
• Journale für Hauptbuch und Kontokorrent: 10 Jahre
• Kalkulationsunterlagen, außer für Herstellkosten: 6 Jahre
• Kassenberichte, Kassenbücher: 8 Jahre
• Kontenpläne und Kontenplanänderungen: 8 Jahre
• Kontoauszüge: 8 Jahre
• Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte: 10 Jahre
• Kreditunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Lageberichte: 10 Jahre
• Lieferscheine, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Lohnbelege, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Lohnlisten: 8 Jahre
• Mahnungen und Mahnbescheide: 6 Jahre
• Miet- und Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung: 10 Jahre
• Preislisten: 6 Jahre
• Prozessakten: 6 Jahre
• Rechnungen: 8 Jahre
• Sachkonten: 10 Jahre
• Saldenbilanzen: 10 Jahre
• Schadensunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Schriftwechsel (allgemein): 6 Jahre
• Spendenbescheinigungen: 8 Jahre
• Steuerunterlagen und Steuererklärungen: 10 Jahre
• Überstundenlisten, soweit keine Lohnbelege: 6 Jahre
• Überweisungsbelege: 8 Jahre
• Umsatzsteuervoranmeldungen: 10 Jahre
• Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen): 10 Jahre
• Verkaufsbücher: 1 Jahre
• Vermögensverzeichnis: 10 Jahre
• Versand- und Frachtunterlagen: 8 Jahre
• Versicherungspolicen (nach Ablauf): 6 Jahre
• Verträge, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Warenbestandsaufnahmen (Inventuren): 10 Jahre
• Wareneingangs- und -ausgangsbücher, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Zollbelege: 6 Jahre
• Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres): 10 Jahre

Lieferscheine müssen generell nicht aufbewahrt werden. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen: Die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar (§ 147 Abs. 3 S. 3, 4 AO).

Stand: 11. März 2025

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben haben

Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder sonstigen Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 3a Abs. 2 UStG) ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG).
• Bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u.a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
• Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
• Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
• Bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
• Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
• Bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).
• Bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
• Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten folgende Pflichtangaben (vgl. § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG):

• „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
• „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
• „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag € 250,00 nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe: ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
• Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Ausstellungsdatum der Rechnung

SONDERREGELUNGEN FÜR INNERGEMEINSCHAFTLICHE LIEFERUNGEN

Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) muss der Unternehmer bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, zwingend eine Rechnung ausstellen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). In der Rechnung ist zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG.“

Stand: 17. September 2020

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