Gewerbetreibende Unternehmer und selbstständig Tätige unterliegen bestimmten handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- oder Buchführungspflichten. U.U. unterliegen aber auch Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte erzielen (Einkünfte aus Nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte, wie Renteneinkünfte) den Aufbewahrungspflichten. Hierzu siehe unten.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Gemäß den Ordnungsvorschriften im Abgabenrecht (§ 147 der Abgabenordnung) sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien aller abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichten oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
• alle weiteren Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Aufbewahrungspflichten

Im Steuerrecht gelten:

• Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist: Diese gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanleitungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für die Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf Ihre Vorlage verzichten oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
• Die achtjährige Aufbewahrungsfrist: Diese bezieht sich auf Buchungsbelege.
• Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist: Diese gilt für alle empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe oder sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt ist oder das Inventar aufgestellt worden ist oder die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt worden sind. Die achtjährige Aufbewahrungspflicht beginnt, wenn der Buchungsbeleg entstanden ist. Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.

Ausnahme: Ablaufhemmung

Die obigen Fristen gelten nicht, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa weil die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist oder weil Gerichtsverfahren anhängig sind, aber auch bei einer begonnenen Betriebsprüfung (Ablaufhemmung, 147 Abs. 3 Satz 5 AO i. V. m. §§ 169, 170 AO). Steuerrelevante Unterlagen sollten zum Jahreswechsel allerdings nur in Absprache mit dem Steuerberater vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfristen für Papierdokumente gelten für elektronische Dokumente analog.

Eine Besonderheit bei den Aufbewahrungspflichten ergibt sich aus § 147a AO.

Demnach haben Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 € (ab 01.01.2027 mehr als 750.000 €) erzielen, die Unterlagen die zur Ermittlung Ihrer Einnahmen dienen, sechs Jahre aufzubewahren. Überschusseinkünfte erzielen u. A. Arbeitnehmer oder Rentner, hierunter fallen aber auch Einkünfte aus Kapitalvermögen oder Vermietung und Verpachtung.

Aufbewahrungspflichten wichtiger Dokumente von A bis Z

• Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Abschreibungsunterlagen/ Anlagenbuchhaltung: 10 Jahre
• Abtretungserklärungen nach Erledigung: 6 Jahre
• Änderungsnachweise der EDV-Buchführung: 10 Jahre
• Akkreditive: 10 Jahre
• Aktenvermerke, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben: 6 Jahre
• Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung: 10 Jahre
• Ausfuhrunterlagen/ Einfuhrunterlagen: 6 Jahre
• Ausgangsrechnungen/ Eingangsrechnungen: 8 Jahre
• Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Bankbelege/Depotauszüge: 8 Jahre
• Bankbürgschaften: 6 Jahre
• Belege, soweit Buchungsgrundlage: 8 Jahre
• Bestell- und Auftragsunterlagen: 6 Jahre
• Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen: 10 Jahre
• Betriebsprüfungsberichte: 6 Jahre
• Bewertungsunterlagen: 10 Jahre
• Bewirtungsrechnungen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Bilanzen/GuV (Jahresabschlüsse) oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen: 10 Jahre
• Bilanzunterlagen: 10 Jahre
• Buchungsanweisungen: 8 Jahre
• Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages): 6 Jahre
• Datenträger mit Buchungsbelegen: 8 Jahre
• Datenträger mit Jahresabschlussbestandteilen: 10 Jahre
• Debitorenlisten, soweit nicht Bilanzunterlage: 10 Jahre
• Einheitswertunterlagen: 10 Jahre
• Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung: 8 Jahre
• Finanzberichte: 6 Jahre
• Frachtbriefe: 6 Jahre
• Gehaltslisten (Buchungsbelege): 8 Jahre
• Geschäftsberichte: 10 Jahre
• Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften): 6 Jahre
• Geschenknachweise, soweit nicht Buchungsbeleg: 6 Jahre
• Grundbuchauszüge: 10 Jahre
• Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar): 10 Jahre
• Gutschriften: 8 Jahre
• Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften): 6 Jahre
• Handelsregisterauszüge: 6 Jahre
• Investitionszulage (Unterlagen): 6 Jahre
• Jahresabschlüsse und Erläuterungen: 10 Jahre
• Journale für Hauptbuch und Kontokorrent: 10 Jahre
• Kalkulationsunterlagen, außer für Herstellkosten: 6 Jahre
• Kassenberichte, Kassenbücher: 8 Jahre
• Kontenpläne und Kontenplanänderungen: 8 Jahre
• Kontoauszüge: 8 Jahre
• Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte: 10 Jahre
• Kreditunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Lageberichte: 10 Jahre
• Lieferscheine, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Lohnbelege, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Lohnlisten: 8 Jahre
• Mahnungen und Mahnbescheide: 6 Jahre
• Miet- und Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung: 10 Jahre
• Preislisten: 6 Jahre
• Prozessakten: 6 Jahre
• Rechnungen: 8 Jahre
• Sachkonten: 10 Jahre
• Saldenbilanzen: 10 Jahre
• Schadensunterlagen, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Schriftwechsel (allgemein): 6 Jahre
• Spendenbescheinigungen: 8 Jahre
• Steuerunterlagen und Steuererklärungen: 10 Jahre
• Überstundenlisten, soweit keine Lohnbelege: 6 Jahre
• Überweisungsbelege: 8 Jahre
• Umsatzsteuervoranmeldungen: 10 Jahre
• Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen): 10 Jahre
• Verkaufsbücher: 1 Jahre
• Vermögensverzeichnis: 10 Jahre
• Versand- und Frachtunterlagen: 8 Jahre
• Versicherungspolicen (nach Ablauf): 6 Jahre
• Verträge, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Warenbestandsaufnahmen (Inventuren): 10 Jahre
• Wareneingangs- und -ausgangsbücher, soweit Buchungsbelege: 8 Jahre
• Zollbelege: 6 Jahre
• Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres): 10 Jahre

Lieferscheine müssen generell nicht aufbewahrt werden. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen: Die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar (§ 147 Abs. 3 S. 3, 4 AO).

Stand: 11. März 2025

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Die Rechnung und ihre Merkmale kurz erklärt

Seit dem 1. Januar 2025 ist im B2B‑Verkehr die elektronische Rechnung (E‑Rechnung) der neue Regelfall; reine PDF‑Dateien genügen nicht. Für den Rechnungseingang besteht die Pflicht, E‑Rechnungen empfangen zu können; die flächendeckende Ausstellungspflicht greift stufenweise bis spätestens 1. Januar 2028.

Im B2C‑Bereich bleiben Papier/PDF zulässig.

1) E‑Rechnung seit 2025 – Kernpunkte für die Praxis

• Definition und Formate: E‑Rechnung = strukturiertes, EN‑16931‑konformes Rechnungsformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1); reine PDFs sind keine E‑Rechnungen.
• Empfangspflicht: Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmer E‑Rechnungen empfangen können; im B2B‑Alltag ist ZUGFeRD weit verbreitet, der Empfang kann regelmäßig per E‑Mail organisiert werden.
• Ausstellungspflicht: Grundsatz der E‑Rechnungsstellung ab 01.01.2025, mit Übergangsfristen bis 31.12.2027; ab 01.01.2028 durchgängig E‑Rechnung für B2B‑ Kleinstbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise bleiben unberührt.
• Compliance‑Hinweis: Eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte E‑Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden.

2) Mindestangaben jeder Rechnung

Diese Angaben sind grundsätzlich erforderlich, damit eine Rechnung den Vorsteuerabzug ermöglicht; in der E‑Rechnung müssen sie sich im strukturierten Datenteil befinden:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Entgelt (netto), anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag; bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis
• Je nach Fall zusätzlich: Zeitpunkt der Vorauszahlung; jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z. B. Skonti); bei Abrechnung im Gutschriftsverfahren die Bezeichnung „Gutschrift“.

3) Besondere Fallgruppen – erforderliche Pflichtvermerke auf der Rechnung

• Leistungen (z.B. Handwerkerleistungen) im Zusammenhang mit Grundstücken an Privatpersonen bzw. die private Sphäre von Unternehmern: Pflichtvermerk „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“
• Reverse‑Charge (§13b UStG): Pflichtvermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• Reiseleistungen (§ 25 UStG): Pflichtvermerk „Sonderregelung für Reisebüros“. Differenzbesteuerung (§ 25a UStG): Je nach Fall einer der Pflichtvermerke „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“.
• Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG): Pflichtvermerk „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG.“ Zudem ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben. Die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, auszustellen.

4) Aufbewahrung, Lesbarkeit und technische Validierung

• Aufbewahrung: Der strukturierte Teil der E‑Rechnung muss unversehrt im empfangenen Format verfügbar bleiben. Erfolgt die Archivierung nicht in einem GoBD‑konformen System, begründet das für sich allein keinen Verstoß gegen § 14 Abs. 3, § 14b Abs. 1 UStG.
• Technische Validierung: Neben der inhaltlichen Prüfung ist eine technische Prüfung (Semantik, Syntax, CIUS) erforderlich. Besteht der Datensatz die Validierung nicht, liegt keine ordnungsgemäße E‑Rechnung vor – mit der Folge, dass insbesondere der Vorsteuerabzug gefährdet ist.
• Ergänzende Angaben: Detaillierte Informationen, die über die eindeutige Leistungsbestimmung hinausgehen, können als Anhang in die E‑Rechnung integriert werden; Verweise auf Lieferscheine bleiben zulässig.

5) Risiken und Berichtigung

Formelle Mängel und technische Fehler (z. B. fehlende Pflichtangaben im strukturierten Datenteil, Validierungsfehler) können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Sobald eine E‑Rechnungspflicht besteht, sind Nachträge und Richtigstellungen in der Form einer E‑Rechnung vorzunehmen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der rechtssicheren Umstellung Ihrer Prozesse und Vorlagen sowie bei der Abbildung der Sonderfälle in Ihren E‑Rechnungsformaten.

Stand: 26. August 2025

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.